Job Description: Service Coordinator

Location: Thane, Maharashtra

Department: Service Operations

Reports To: Service Manager / Operations Head

Company: Circolife (Procyon Star Pvt. Ltd)

About Circolife

Circolife is India’s leading sustainable cooling company, providing IoT-enabled, energy-efficient air conditioning systems on subscription. Our mission is to revolutionize how cooling is delivered and serviced — with intelligence, efficiency, and environmental responsibility at the core.

Role Overview

The Service Coordinator plays a crucial role in ensuring that Circolife's service function delivers same-day resolutions and operates within defined Turnaround Times (TATs). This role demands strong people management, multi-team coordination, and the ability to function effectively in high-pressure, shift-based environments.

Key Responsibilities

• Ensure same-day closure of service calls wherever possible.

• Track and enforce adherence to company-defined TATs for installation, breakdown, and preventive maintenance.

• Follow a closed-loop system — from customer complaint to technician dispatch to final resolution and feedback.

• Coordinate field technician schedules and work orders using CRM and tracking tools.

• Proactively follow up with field teams, warehouse, technical support, and customer help desk to prevent delays.

• Escalate and resolve delays, part shortages, or customer grievances on priority.

• Provide proactive updates to customers via phone, SMS, or WhatsApp on service milestones.

• Handle escalations with empathy while ensuring resolution within SLA timelines.

• Maintain records of calls, schedules, feedback, and closure reports.

• Generate daily MIS reports on open/closed calls, delays, and technician performance.

Key Performance Indicators (KPIs)

KPI

Target

Same-day Closure Rate

≥ 95%

Adherence to TAT (per SLA)

≥ 100%

Daily Call Assignment Efficiency

100%

Technician Utilization

≥ 85%

Repeat Cases < 45 days

≤ 5%

Customer Feedback Score

≥ 4.5 / 5

Daily Reports Accuracy

100%

Work Requirements

• Must be willing to work in rotational shifts, including weekends and holidays as per roster.

• Strong multitasking and people coordination skills — handling 50 + technicians daily.

• Ability to function effectively in a fast-paced, high-pressure service environment.

Qualifications & Experience

• Graduate in Operations, Business Administration, or related fields.

• 4–6 years in service operations, HVAC operations is a plus, facility management, or IoT/tech-enabled field services.

• Familiarity with CRM software, ticketing systems, Excel, WhatsApp Business, and internal dashboards.

Key Traits

• Strong sense of ownership and urgency.

• Excellent coordination and communication skills.

• Tech-savvy with a logical and process-oriented mindset.

• इस फुल टाइम बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job में 2 - 6 वर्षो का अनुभव वाले उम्मीदवारों की जरुरत है।

इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के बारे में अधिक जानकारी

1. इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए आवेदन करने के लिए पात्रता मानदंड क्या है?
   Ans: उम्मीदवार ग्रेजुएट होना चाहिए और उसके पास 2 - 6 वर्षो का अनुभव होना चाहिए।
2. मैं इस Job की रोल के लिए कितने वेतन की उम्मीद कर सकता हूं?
   Ans: आप ₹15000 - ₹30000 प्रति महीने के वेतन की उम्मीद कर सकते हैं जो आपके इंटरव्यू पर निर्भर करता है। यह मुंबई में एक फुल टाइम Job है।
3. इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए कितने कार्य दिवस हैं?
   Ans: इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए कार्य दिवस 6 दिन का होगा।
4. क्या इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए आवेदन करते समय या इस Job को ज्वाइन करने के बाद कोई शुल्क भी लागू होता है?
   Ans: नहीं, इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए आवेदन करते समय या इस Job को ज्वाइन करने के बाद कोई भी शुल्क नहीं लगता है !
5. क्या यह बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job घर से किया जा सकता है?
   Ans: नहीं, यह Job घर से ऑनलाइन नहीं किया जा सकता है।
6. इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए कितनी रिक्तियां हैं?
   Ans: PROCYON STAR PRIVATE LIMITED में तत्काल बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर के लिए 2 रिक्तियां हैं!
7. इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए कौन आवेदन कर सकता है?
   Ans: पुरुष और महिला दोनों उम्मीदवार इस बैक ऑफिस / डेटा एंट्री Job के लिए आवेदन कर सकते हैं।
8. इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job के लिए टाइमिंग क्या है?
   Ans: इस बैक ऑफ़िस कोऑर्डिनेटर Job में टाइमिंग 09:30 AM - 06:00 PM है।