Job Description: Service Coordinator

Location: Thane, Maharashtra

Department: Service Operations

Reports To: Service Manager / Operations Head

Company: Circolife (Procyon Star Pvt. Ltd)

About Circolife

Circolife is India’s leading sustainable cooling company, providing IoT-enabled, energy-efficient air conditioning systems on subscription. Our mission is to revolutionize how cooling is delivered and serviced — with intelligence, efficiency, and environmental responsibility at the core.

Role Overview

The Service Coordinator plays a crucial role in ensuring that Circolife's service function delivers same-day resolutions and operates within defined Turnaround Times (TATs). This role demands strong people management, multi-team coordination, and the ability to function effectively in high-pressure, shift-based environments.

Key Responsibilities

• Ensure same-day closure of service calls wherever possible.

• Track and enforce adherence to company-defined TATs for installation, breakdown, and preventive maintenance.

• Follow a closed-loop system — from customer complaint to technician dispatch to final resolution and feedback.

• Coordinate field technician schedules and work orders using CRM and tracking tools.

• Proactively follow up with field teams, warehouse, technical support, and customer help desk to prevent delays.

• Escalate and resolve delays, part shortages, or customer grievances on priority.

• Provide proactive updates to customers via phone, SMS, or WhatsApp on service milestones.

• Handle escalations with empathy while ensuring resolution within SLA timelines.

• Maintain records of calls, schedules, feedback, and closure reports.

• Generate daily MIS reports on open/closed calls, delays, and technician performance.

Key Performance Indicators (KPIs)

KPI

Target

Same-day Closure Rate

≥ 95%

Adherence to TAT (per SLA)

≥ 100%

Daily Call Assignment Efficiency

100%

Technician Utilization

≥ 85%

Repeat Cases < 45 days

≤ 5%

Customer Feedback Score

≥ 4.5 / 5

Daily Reports Accuracy

100%

Work Requirements

• Must be willing to work in rotational shifts, including weekends and holidays as per roster.

• Strong multitasking and people coordination skills — handling 50 + technicians daily.

• Ability to function effectively in a fast-paced, high-pressure service environment.

Qualifications & Experience

• Graduate in Operations, Business Administration, or related fields.

• 4–6 years in service operations, HVAC operations is a plus, facility management, or IoT/tech-enabled field services.

• Familiarity with CRM software, ticketing systems, Excel, WhatsApp Business, and internal dashboards.

Key Traits

• Strong sense of ownership and urgency.

• Excellent coordination and communication skills.

• Tech-savvy with a logical and process-oriented mindset.

• It is a Full Time బ్యాక్ ఆఫీస్ / డేటా ఎంట్రీ job for candidates with 2 - 6 years of experience.

బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ job గురించి మరింత

1. బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ jobకు apply చేయడానికి అర్హతా ప్రమాాణాలు ఏమిటి?
   Ans: అభ్యర్థికి గ్రాడ్యుయేట్, అంత కంటే ఎక్కువ మరియు అంతకంటే ఎక్కువ 2 - 6 years of experience అనుభవంతో ఉండాలి
2. ఈ Job రోల్ కోసం నేను ఎంత జీతం ఆశించగలను?
   Ans: మీ ఇంటర్వ్యూపై ఆధారపడి శాలరీ ₹15000 - ₹30000 నెలకుని మీరు ఆశించవచ్చు. ఇది ముంబైలో Full Time Job.
3. బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ job కొరకు ఎన్ని పనిదినాలు ఉన్నాయి?
   Ans: ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ jobకు 6 working days ఉంటాయి.
4. ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ jobకు apply చేసేటప్పుడు లేదా చేరేటప్పుడు ఏవైనా ఛార్జీలు ఉన్నాయా?
   Ans: లేదు, ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ jobకు కంపెనీలో ఉదాహరణకు, PROCYON STAR PRIVATE LIMITEDలో పనిచేసేటప్పుడు ఎలాంటి ఫీజులు వర్తించవు.
5. ఇది ఇంటి నుండి పని చేసే పనినా?
   Ans: లేదు, ఇది ఇంటి వద్ద నుంచి Job కాదు మరియు ఆన్‌లైన్‌లో చేయలేం.
6. ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ రోల్ కు ఎన్ని ఓపెనింగ్‌లు ఉన్నాయి?
   Ans: PROCYON STAR PRIVATE LIMITED వద్ద 2 బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ ఇమ్మీడియెట్ ఓపెనింగ్ ఉంది
7. ఈ Jobకు ఎవరు apply చేసుకోవచ్చు?
   Ans: ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ / డేటా ఎంట్రీ jobకి పురుష, మహిళా అభ్యర్థులు apply చేసుకోవచ్చు.
8. ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ Job టైమింగ్స్ ఏమిటి?
   Ans: ఈ బ్యాక్ ఆఫీస్ కోఆర్డినేటర్ jobకు 09:30 AM - 06:00 PM టైమింగ్ ఉంటుంది.